Reserva tu plaza para la siguiente sesión de formación en directo.

Para dar de alta a un profesor o profesora, entra en el menú Administración > Personal del centro > Profesorado y pulsa el botón Alta personal.

Después rellena los datos obligatorios: Nombre, Apellidos, NIF y Email, y pulsa Guardar.

Al guardar se crea el perfil del profesor y, si corresponde, se le envían los datos de acceso al correo.

Ve a Administración > Gestión de oferta académica y, dentro de la pestaña de Grupos, pulsa el botón de Nuevo grupo.

Se abrirá una ventana en la que podrás completar con los datos del grupo específico.

• Capacidad máxima: Establece el número de estudiantes máximo deseado. Englody lo tendrá en cuenta para el alta de matrículas en ese grupo.
• Año Académico: Selecciona (o crea si no lo has hecho ya) el año académico en el que te encuentras.
• Programa: Escoge dentro de qué programa formativo quieres clasificar el nuevo grupo.
• Nombre del grupo: Pon un nombre identificativo del grupo.
• Fecha de inicio y fin: Establece la duración del curso.
• Añadir día: Pulsa en ese botón para registrar el horario exacto del grupo.
  • Aula: Escoge dónde se realiza la clase.
  • Días: Seleccionar un día de la semana.
  • Inicio y Fin: Indica la duración de la sesión.
  • Docente: Indica qué profesor o profesora se encarga de esa sesión.*Puedes registrar combinaciones de días, horas o docentes.
• Precio único: Indica cuánto cuesta el curso al completo si alguien lo pagase en una sola cuota.
• Precio trimestral: Indica el precio de lo que costaría un trimestre.
• Precio bimensual: Si cobras cada dos meses, puedes establecer el coste con la suma de las dos mensualidades.
• Mensual: Indica el precio de una mensualidad.*Los precios son estándar, sin descuentos ni costes especiales, esto se puede personalizar al realizar la matrícula del estudiante concreto.

   

• Productos/servicios adicionales: Establece si por matricularse en este curso, tus clientes deben abonar algún producto extra como matrícula, libros o similar.

Para finalizar grupos, ve a Administración > Gestión de oferta académica > Grupos y pulsa el botón de Finalización grupos.

Esa opción finaliza los grupos cuya fecha de fin ya ha pasado y da de baja a los alumnos matriculados en esos grupos.

También puedes finalizar manualmente un grupo si lo prefieres. Ve a Administración > Gestión de oferta académica > Grupos y utiliza el buscador que hay en la pestaña Grupos para localizar el grupo concreto. Pincha en la tuerca de acciones y selecciona la opción «Editar«. Se abrirá la ventana de edición y encontrarás un botón amarillo que indica Activo. Pincha para desactivarlo y guarda los cambios.

Los productos y servicios son todos aquellos ítems que deseas poder comercializar con tus estudiantes y clientes.

Registra productos o servicios como libros de formación, traducciones, tipos de matrícula, tasas de Exámenes Oficiales, todo aquello adicional a tus clases.

El tener registrado estos productos o servicios, permitirá que puedas asignar al matricular a un estudiante cualquiera de los servicios o en el día a día registrar ventas a través de la CAJA.

En Englody dispones de una apartado especial para hacer seguimiento de todos los usuarios que tienen acceso a la plataforma.

Accede desde el menú de Administración > Control de Usuarios para consultar cuándo fue la última conexión de un usuario, cuál es el nombre de usuario, cuántos días sin actividad tiene, y además podrás regenerar el acceso a un usuario que haya perdido la contraseña.

Para tramitar un cambio de grupo de un estudiante ve a Académico > Matriculación > Matrículas, busca la matrícula en concreto y pincha en el botón de acciones para acceder a ella.

En el menú de acciones del grupo concreto que deseas cambiar pulsa la opción «Cambio de grupo«.

Selecciona el nuevo grupo, revisa la fecha indicada para el cambio y confirma.

Ten en cuenta que al confirmar se da por finalizada la matrícula del estudiante en el grupo anterior y se generan nuevos vencimientos para el grupo nuevo, así que conviene revisar antes los cobros pendientes y los ya pagados para evitar duplicidades.

Para dar de alta una nueva matrícula, es necesario tener dados de alta por un lado los grupos en los que poder matricular y por otro lado, los datos personales de un estudiante y de un cliente.

Para ello, primero es necesario ir a Académico > Matriculación > Matrículas y pinchar en el botón de «Nueva Matrícula».

• En primer lugar, debes seleccionar al estudiante o puedes darlo de alta directamente desde ahí pinchando en el botón +.
• El siguiente paso será el cliente. Puedes encontrarte ante varios casos: Que el estudiante sea a su vez el cliente, que se trate de un menor de edad y sea su padre o madre el cliente o bien, que el cliente ya esté en tu base de datos.

  Si el cliente ya está en tu base de datos, solo tienes que buscarlo y seleccionarlo. Si en cambio el cliente es la misma persona que el estudiante, dispones de un botón para clonar o si necesitas darle de alta tienes el botón de + para ello.

• Indica la forma de pago preferente de dicho cliente.
• Configura los accesos de la APP: ¿Quién tendrá acceso a la App?¿Cómo quieres que se le notifique el usuario?

  *Debes tener en cuenta que para poder tener usuario para la app de Englody, es necesario que la persona tenga registrado un DNI y un correo electrónico. Además, deberás configurar correctamente el tipo de acceso que das y la notificación para que reciba un mail automáticamente o no.

• Finalmente, es el momento de agregar el grupo concreto donde matricular al estudiante. Para ello pincha en el botón de «Agregar Grupo».

  Utiliza el desplegable de selección de grupo para buscar y seleccionar el grupo donde quieres matricular al estudiante.

  Selecciona la fecha en la que el estudiante comenzará sus clase.

  Después, indica cuál es su forma de pago: mensual, trimestral, bimensual… Verás que el precio, lo cargará automáticamente si lo has establecido previamente al crear el grupo. Recuerda que aunque carga el precio, puedes editarlo si quieres.

  Puedes aplicar descuentos para que queden reflejados. Indica en el apartado de descuento el importe o porcentaje a aplicar y encontrarás en «Total Periódico» el precio final de la cuota o tarifa.

  En el periodo de vencimientos puedes establecer el rango de fechas para la creación de las cuotas. Es importante que tengas en cuenta que si del mes en el que estás dando de alta no quieres cobrarle nada, puedes cambiar el «desde» para establecer el primer día del siguiente mes.

  También es posible personalizar la primera o última cuota, en caso de querer cobrar la parte proporcional o similar.

  Por último, agrega los productos adicionales que desees cobrar al cliente (matrícula, libros…).

• Guarda el grupo y guarda la matrícula para generarla en tu sistema.

En primer lugar, es necesario distinguir entre la baja de una matrícula y la baja de un estudiante en un grupo determinado.

No es posible dar de baja una matrícula si esta contiene algún grupo activado. Primero debes dar de baja al estudiante en el grupo y si esta matrícula ya no contiene ningún grupo activado, podrás darla de baja.

Para dar de baja al estudiante en el grupo, busca en Académico > Matriculación > Matrículas la matrícula del estudiante y pincha en el botón de acciones para acceder a la edición.

En la sección de grupos matriculados pincha en el botón de acciones de un grupo y selecciona «editar».

Encontrarás un botón activado en color amarillo, pincha sobre él para desactivarlo. Guarda los cambios.

El sistema te mostrará un mensaje de aviso: ¿Estás seguro de dar de baja al estudiante en el grupo asignado? y el botón Sí, dar de baja! Después te pedirá decidir si eliminas vencimientos pendientes y, por último, indicar el motivo de la baja.

Si la matrícula ya no contiene ningún grupo activo, puedes pinchar en el botón amarillo que indica «Activo» para finalizar la matrícula. Guarda los cambios.

Como administrador o persona que se encarga de la recepción, dispones de una sección súper útil para consultar tus grupos, horarios, estudiantes, lista de espera, etc.

Accede a Académico > Mi Oferta Académica para comprobar esta información. Encontrarás un desplegable que separa por programas.

Pincha para desplegar el programa que te interese consultar y podrás leer los nombres de los grupos, plazas disponibles, estudiantes matriculados… Además, si pinchas sobre el nombre de un grupo, se abrirá en la parte izquierda la información concreta de ese grupo, junto con la lista de matrículas.

Además, tendrás una pestaña de lista de espera para apuntar o consultar las personas interesadas en ese grupo en caso de tener las plazas completas.

La renovación de matrículas a través de Englody es un proceso sencillo y rápido si tienes contratado a partir del plan estándar del software.

En primer lugar, es necesario registrar los grupos ofertados para el siguiente curso académico, creando además el año académico nuevo.

Desde el apartado Académico > Matriculación > Renovaciones puedes preparar la renovación de matrículas de un curso a otro.

Puedes hacer una propuesta general por grupo o realizar propuestas individuales. En caso de hacerlo grupalmente, busca el grupo actual activo, indica qué grupo le quieres ofrecer para el siguiente curso o permítele elegir. Añade si es necesario aquellos productos o servicios adicionales que son necesarios para renovar la matrícula (matrícula, libros, reserva…).

Configura todos los detalles y activa la renovación para que a través de la app, tus clientes puedan tramitar la renovación.

A través de la app, verán la información indicada tanto académica como económica y con tan solo un click, quedarán automáticamente matriculados.

Dispones de una sección dentro del menú Económico > Pendientes de cobro para revisar qué vencimientos están actualmente pendiente de cobro.

En esta sección aparecerán aquellas cuotas cuya fecha de vencimiento se haya cumplido y este sigue sin ningún cobro asociado.

Registrar un pago es un proceso sencillo. Puedes registrarlo desde dos puntos diferentes.

Ve a Académico > Matriculación > Matrículas y busca la matrícula del estudiante en concreto. Pincha en el botón de ajustes y editar. Al acceder verás en la parte superior una pestaña de Adeudos. Ahí encontrarás los adeudos de su curso, matrícula, libros… Accede pinchando en el botón de Ver vencimientos. En su interior encontrarás las diferentes cuotas previstas para cobrar, localiza la que corresponda y pincha en el botón de acciones. Aparecerá Cobrar vencimiento y Cobrar parcialmente en caso de que haya abonado una parte de la cuota.

De esta forma podrás indicar fecha y forma de cobro.

Otra opción es hacerlo desde el menú Económico > Gestión de cobros. Encontrarás en la pestaña Adeudos todos los adeudos de los clientes. Busca el que te interesa y sigue los mismos pasos que en el sistema anterior.

Hacer una remesa es un proceso sencillo pero que requiere de una configuración previa. Es necesario rellenar todos los campos de DATOS PARA REMESA dentro de los ajustes de la cuenta de Englody. Para ello, pincha sobre la tuerca que encontrarás en la esquina superior derecha y accede a los AJUSTES DE FACTURACIÓN. En el apartado de datos para remesa es importante que estén rellenos todos los campos, no puede quedar ninguno vacío o de lo contrario el fichero XML que genera Englody dará error al subirlo al sistema de tu banco.

Por otro lado, recuerda haber configurado la matrícula de un estudiante con la forma de pago: Domiciliación y tener el número de cuenta del cliente registrado en la ficha de cliente.

Una vez configurado todo, para hacer una remesa ve a ECONÓMICO > REMESAS y encontrarás el botón de generar remesa a la izquierda.

En la ventana de creación de remesa primero debes seleccionar el PERIODO DE VENCIMIENTOS. Por defecto, lo que te muestra Englody son aquellas cuotas que se encuentren pendientes de pago desde el 1 de enero del año vigente hasta el día que accedes a la ventana de creación de remesa. Esto te permite hacer un barrido de cuotas pendientes. No obstante, puedes modificar este periodo de tiempo para cobrar las mensualidades de los meses que necesites.

Al cambiar las fechas, el listado se irá actualizando automáticamente. Recuerda que el listado se crea en base a clientes que tienen un vencimiento pendiente de pagar en la fecha indicada, si alguien ya ha abonado su cuota o su forma de pago no es domiciliado, no aparecerá aquí.

Una vez establecido el periodo de vencimientos, hay que seleccionar la FECHA DE COBRO. Se trata del día que deseas que el cargo se efectúe a tus clientes.

Por último, escribe un CONCEPTO para que el cliente identifique el cargo que se le va a aplicar.

En el listado que aparece de cuotas a cobrar, podrás buscar a alguien o alguna cuota en concreto, quitar de la selección, añadir… En definitiva, sigues teniendo el control.

Una vez hayas configurado todo, pulsa en el botón de GENERAR REMESA para que Englody cree un fichero que utilizar para subir al aplicativo de tu banco.

Pincha en el botón de acciones de la última remesa realizada y descarga el FICHERO XML.

Todos los vencimientos cobrados a través de la remesa de Englody quedarán automáticamente registrados como cobrados y se emitirán las facturas de forma automática también. El cliente ya tiene acceso a esa factura en su cuenta de Englody.

Cuando registras cualquier pago en Englody, se emite una factura asociada. Encontrarás todas las facturas en el menú Económico > Gestión de cobros y en concreto la pestaña de FACTURAS.

En esta sección puedes filtrar por fechas, series, estado… Utiliza el buscador si necesitas encontrar una factura en concreto.

Sí, se puede pagar cualquier cuota mediante el TPV VIRTUAL.

Un TPV Virtual (Terminal de Punto de Venta Virtual) es una pasarela de pago online que permite a un negocio cobrar a sus clientes mediante tarjeta bancaria de forma segura. Es el equivalente en Internet al datáfono que se utiliza en una tienda física.

Englody no cobra ningún tipo de comisión ni es la encargada de gestionar el dinero, se trata de un servicio contratado con tu entidad bancaria (redsys) o por empresas privadas como Stripe o Paypal.

Si has contratado con tu banco la pasarela de pago, podrás configurarla en Englody y cualquier cuota que se encuentre pendiente de cobro, haya vencido ya o no, podrás enviar un enlace de pago para que el cliente realice el pago con tarjeta cómodamente.

Encontrarás en el botón de acciones de un vencimiento, la opción de Enviar Enlace de Pago.

CRM stands for Content Relationship Management. Using a CRM platform gives everyone involved in your business a way to manage customer interactions to increase growth.

Yes! You can opt to stay within the free tier for as long as you want to. It’s a great way to get a feel for the platform before deciding to upgrade to take advantage of the more advanced features.

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